タスク管理をするうえで、タスクにかかる時間も見込で考えます。
多くの場合、その見込時間と実際にかかった時間には差が生じてしまいます。
この差はできる限り小さくしたいですよね。
タスク時間はある程度余裕をもって設定
タスクをこなす時間は、自分が想像するよりも時間がかかります。
なぜかひとつのタスクにかかる時間を短めに設定しがちです。
これはすべてが順調に進んだ際の時間を見込時間として設定してしまうのだろうと思います。
見込では30分で終わるだろうと思っていても、予想外で調べることが生じてしまい、見込時間よりも大幅に長くなってしまう。
そうなると、次のタスク時間が後にずれ込みます。
独立をしてタスク管理をし始めた最初の頃は、こんなことが多々ありました。
30分が60分に、60分が120分に、なんてザラです。
予定なんてあってないものになってしまいます。
これではタスク管理になりません。
毎日タスク管理をするようになり、少しずつ見込時間と実現時間の差が縮まってきているように感じます。
もちろん差が生じるのがほとんどですが、その差は小さくなってきています。
タスク管理は毎朝のルーティーンに入れています。
毎朝どのタスクが今日中にやらなければならないか。
このタスクは明日でも大丈夫か。
今日中にやらなければならないものというのは正直それほど多くないです。
前もって処理をしているので、今日期限のタスクというの余程の緊急で依頼されたものでない限り生じません。
今日やるべきかな、というタスクを列挙し、それらにかかる時間を予想します。
この予想の際に気を付けていることがあります。
初めてのタスクの場合には、自分が思った時間の倍の時間を設定することです。
毎月発生するタスクの場合には、これまでの経験からある程度の時間が読めます。
なのでそのようなタスクの場合にはその時間プラスαで設定します。
問題が時間の読めないタスクです。
このくらいかな？とかかる見込時間を考えますが、その時間の倍の時間を設けるようにしています。
最初はこの差が大きくなりますが、致し方ないことです。
読めない時間は差が大きくなります。
当然ですよね。
ですが、タスクの見込時間を設定するときは、ある程度の余裕を持って設定する。
これにより、計画したタスクがすべて終わらなかったという最悪の事態だけは避けるようにしています。
特に打ち合せなど、ひとりで完結できないものについては、長めに設定しておかないといけません。
計画倒れによるモチベーションの低下
人間は不思議なもので、見込時間よりも短い時間で終わると気持ちが良いです。
たとえそれが長めに設定していたからだとしても。
タスクをひとつづつこなし、終わらせていくと、その都度小さな達成感を得られます。
小さな成功体験の積み重ねですよね。
このことにより仕事のモチベーションって上がっていくんですよね。
このタスクを早めに終わらせることができた。
よし、次も頑張ろう。
次も終わった。
よし、次も。
こんな単純な成功体験を自分に与えてみると、少しずつモチベーションが上がってるとの感じられることがあります。
この「感じられることがあります」という表現は、毎回感じられるものではないからこう書きました。
毎日モチベーションを上げられれば良いのでしょうが、そんなに甘くありません。
たまに感じられます。
ただし、このモチベーションが下がることって不思議と毎回感じられるんですよね。
計画したタスクが見込んだ時間で終わらなかった。
あー・・・。
ちょっとやる気ダウン。
次のタスクへのモチベーションが下がります。
見込時間より実現時間の方が長くなってしまうと、モチベーションが下がり続けます。
最悪の場合、計画したタスクがすべて終わらないという事態が生じます。
モチベーションの低下が次のタスクへ悪影響を及ぼすのです。
こうなってしまうとタスクが進みません。
計画は余裕を持つことが大事です。
見込より早く終わるのは良しと考え、甘く甘く立ててあげるべきです。
ひとりなのでタスクを進めるのも自分だけ。
そう考えると、自分を上手く操ってあげないといけません。
だからこそ、計画倒れはあってはならないのです。
見込時間と実現時間を比較しよう
タスク管理で重要視しているのは、見込時間と実現時間を比較できるようにすることです。
その方法は色々あるだろうと思いますが、私が使っているタスク管理ツールはEvernote、Googleカレンダー、TogglとZapierです。
Evernoteでタスクを列挙し、タスク毎に見込時間を設定します。
それをGoogleカレンダーに当てはめて見込時間を入れ込みます。
終わらなそうだなと思ったらタスクを削ります。
ここが大事。
終わらないかもと思ったら、明日に回せるものは明日に回します。
そうしないと計画倒れが生じます。
1日で終わらせられるタスクのみをGoogleカレンダーへ落とし込みます。
これで計画は完了。
あとはタスクをこなす時に、Togglで時間を計ります。
スタートとストップを押すだけ。
この計った時間が自動でGoogleカレンダーへ反映されるように設定しています。
その際に利用しているのがZapierです。
TogglとGoogleカレンダーをリンク付けし、見込時間と実現時間の比較を可視化しています。
これにより、見込時間と実現時間の差が一目でわかるようになります。
Zapierの設定はすべて英語なのでめちゃくちゃ苦労しました。
何度も失敗してやっと設定できました。
これについてはいつかブログで書きたいと思います。
見込時間と実現時間の差が小さくなるほどタスク管理の精度が上がります。
まだまだ差が大きく生じてしまいますが、少しずつ精度は上がってきているように感じます。
見込時間＝実現時間とはいきませんので、ズレつつも1日のタスクがすべて終わるように計画するように気を付けています。
まとめ
タスク管理には予測不能な時間という要素が含まれます。
この見込時間の精度をどのように上げていくかは永遠の課題かもしれません。
しかし、この管理を怠るとモチベーションに影響したり、タスクの進捗が遅れたり、良いことはありません。
少しずつでも改善していきたいなと思っています。
【編集後記】
4時起床。ルーティーン後に仕事。
昨日はランチタイムが少ししか取れず、仕方なく訪問先近くのマックへ。
久しぶりに食べたマックポテト。美味かった。
マックポテト大好きです。
【家族日記】
昨日は体育教室のお迎えへ。
歩いての帰り道に娘ちゃんと色々話します。
こういう時間てとても貴重だなとふと思いました。
来週は帰り道に焼き鳥を買って帰ろうね。
こんな約束も。