日々のタスク管理でも利用しているGoogleカレンダーですが、仕事もプライベートもすべてをGoogleカレンダーに入れ込んでいます。
Googleカレンダーを見れば忙しくなりそうか、もう少し予定を入れても良いか、一目で判断できます。
見える化は大事ですね。
仕事もプライベートもすべてGoogleカレンダーへ
これは勤務時代もやっていたことですが、Googleカレンダーでスケジュール管理をする際に仕事もプライベートもごちゃ混ぜで入れています。
勤務時代は平日は仕事の管理、土日祝はプライベートの管理といった感じでした。
スケジュールについては仕事もプライベートでも予定は予定です。
仕事はこっちのアプリで。
プライベートはこっちのアプリで。
面倒だなって思いそうしました。
Googleカレンダーは1週間単位で表示ができるのでとても見やすいです。
その他にも月単位、4日単位、3日単位、1日単位でも見られます。
きっとスケジュール管理にGoogleカレンダーを利用されている方は多いのではないかなって勝手に思っています。
無料ですし、使いやすいし。
そんなGoogleカレンダーですが、独立してからももちろん利用しています。
勤務時代同様に仕事もプライベートもごちゃ混ぜで入れています。
独立してからは平日でもプライベートの予定を入れますし、逆に土日でも仕事の予定も入れることがあります。
仕事用プライベート用って分けるのは余計面倒になります。
だからGoogleカレンダーにすべてを入れていき、それをスマホ、iPad、パソコンのどこからでも見られる状態にしています。
お客様との面談のアポを取る際も、スマホでGoogleカレンダーを開けば開いている時間がすぐにわかります。
タスク管理をする際はパソコンからGoogleカレンダーを開き、開いている時間にこのタスクをやろうと決めて詰め込みます。
仕事の予定もプライベートの予定も何も入っていないところに入れていけば良いだけです。
予定はすべてGoogleカレンダーへ。
色分けしてGoogleカレンダーへ
仕事もプライベートもGoogleカレンダーで管理するとなると、大事なのは色分けですよね。
すべて同じ色で入れていくと、パッと見たときに仕事なのかプライベートなのか判断できません。
Googleカレンダーの良いところの一つはぱっと見でスケジュール感がつかめることです。
全部同じ色だと詰まってるのはわかりますが、仕事かプライベートかがわかりません。
なので色で分けています。
外出の仕事・・・赤色
研修やセミナー・・・黄色
プライベートの予定・・・青色
事務所での作業・・・灰色
ブロックDAY・・・緑色
こんな感じですかね。
色で分けるとパッと見たときに外出が多いなとか、プライベートの予定が多い週だな、などが直ぐにわかります。
毎週必ずある予定も毎週設定しておけば毎週その色で予定が設定されます。
私の場合は、子供たちの習い事のお迎えが毎週あります。
それを毎週設定で入れてあります。
学校や幼稚園の予定は年間スケジュールで先にもらえるので、参加行事は1年分を先にGoogleカレンダーに入れ込んでいます。
これで平日の行事も仕事で参加できないなんてことがなくなります。
先に入れてありますから、そこに仕事のアポを入れないだけです。
詰め込み過ぎだなと思ったらブロックDAYを作る
色分けをしてGoogleカレンダーへ予定を入れ込んでいくと、有り難いことに赤色で埋め尽くされる週がでてきます。
そうなると、予定を詰め込み過ぎて疲弊してしまうので、それを感じたら事前にブロックDAYを作ります。
つまり、何も予定を入れない日を事前に予定していまうのです。
私のルールでは、週の平日のうち3日が赤色で染まったら、空いている日のうち1日はブロックDAYとして緑色で埋めます。
ブロックした日以外のもう1日はアポを入れても良いことにしています。
このブロックDAYはタスクを処理する日、あるいは溜まった書籍を読む日などに当てています。
特に税務通信という税務雑誌が毎週月曜日に届くので、それを読まないと溜まってしまいます。
溜まると読まなくなるので必ずその週に読むようにしています。
通常は空いた時間などに読んでいますが、読む時間が取れなかったときはこのブロックDAYに読んでいます。
ブロックDAYを先に予定しておくと、こころにゆとりが生まれます。
やらなきゃいけないことが溜まってきても、このブロックDAYで調整できます。
何も予定を入れない日を先に予定で入れておく。
これは結構おすすめです。
【編集後記】
今朝も4時起床。ルーティーン後に仕事。
税務署からe-Tax推進のお願いという紙が届きました。
コロナの影響もあり、税務署としても電子申告を推奨しているようです。
私の顧問先はすべて電子申告なので問題ありません。
ただ、今のシステムでは、パソコンが苦手な方の電子申告導入は難しいかなっていうのが正直なところです。
パソコンやスマホを持っていない方もいますからね。
【家族日記】
昨日の夕方は姪っ子を預り保育。
久々に赤ちゃんをお風呂に入れました。
お肌ぷにぷにでめんこい。
お風呂に入れるとニコニコしてました。
子供たちも姪っ子と遊ぶのに夢中夢中。
楽しそうに過ごしていました。