ここ最近、営業車でWeb会議をする機会が増えました。
訪問先での滞在時間が予想外に長くなってしまったとき。
訪問先と訪問先の間にWeb会議を行うとき。
こんなときに営業車の中でWeb会議をしています。
事前に準備をきちんとしていれば問題ないかなという印象です。
周囲に聞かれるリスクが低い
Web会議といえば事務所でやるのが基本です。
周りに聞こえてはいけないので、カフェなどで行うのは問題があります。
カフェでWeb会議をされている方を見かけるようになりましたが、個人的にはあまり良くないなと思っています。
イヤホンを利用されているので聞こえてくるのはカフェにいる方の音声のみ。
もちろん会話の内容はわかりませんが、それでも聞こえてくるとなんだかイライラしたり。
つい先日、カフェで仕事をしていたら、Web会議をされている男性がいらっしゃいました。
その近くには大学生らしき女性が2人。
その大学生らしき女性達が、「マジうざいんだけど」「何かっこつけてんの」と連呼していました。
Web会議イコールかっこつけてるとは思いませんが、どうやら周囲の人を苛つかせることにはなるようです。
その男性の声も大きかったので余計だとは思いますが。
ただ、やたらと横文字の言葉を使っていたので、確かに苛つくかもなと思いました。。。
そんな色々な方がいるカフェですが、正直、私はWeb会議をする気持ちにはなれません。
顧問先とのWeb会議は事務所が基本です。
これは当たり前ですね。
我々税理士の仕事は守秘義務があります。
情報ダダ漏れのカフェは絶対ダメです。
事務所以外でWeb会議をするのも顧問先以外の場合です。
もちろん相手が誰であろうと事務所でやるのがベストですが、どうしても外出先でしか時間をとれない時や、事務所に戻れなくなってしまった時などには営業車でのWeb会議となります。
最近は車内でのWeb会議は後部座席を利用するようにしています。
後部座席は左右そして後ろはスモークフィルムで外からは見えないようになっています。
万が一画面を車外から覗かれても見えにくい。
実際車外から見てみたら、PCにのぞき見防止フィルムもしていることもあり全く見えませんでした。
窓ももちろん閉めて、イヤホン着用で会議をするので音声も外には聞こえません。
よほど大きな声で喋れば多少は漏れるのかもしれませんが、大きな声で話すことはありません。
最近は営業車が小さな事務所と化しています。
カフェで仕事をする内容であれば、コンビニで珈琲を買って営業車で作業というのもアリだなと思っています。
資料はiPadで参照＆加筆
Web会議で必要となるのが資料です。
昔までは資料は印刷しておくのが普通でしたが、今は紙ベースでの資料はほとんどありません。
すべてクラウド上に保存しているので、資料をどこにいても引っ張り出せます。
ここはペーパーレスの良いところですね。
私の場合はすべての資料をDropboxに保存してあるので、Wi-Fiがあればどこでも参照できます。
基本的にPDFにしてあるので、Web会議をPCでやる場合、資料はiPadで見ながら会議をします。
相手と画面共有を利用する際は、PCからDropboxにアクセスしてPDFを開けば共有できます。
Web会議をされている方は基本的に紙での資料は利用していない印象を受けます。
もちろん場合によっては印刷すべき時もあるでしょう。
まぁほとんどありませんが。
そんな時のWeb会議は必ず事務所でやります。
そうでない時、緊急な時は営業車でWeb会議をする可能性があります。
iPadの良いところは、PDFファイルにApplePencilで加筆できるところですね。
会議では資料にメモをとることが多いです。
ある資料に基づいて説明したり、説明されたり。
そんなときは資料に直接メモを取りますよね。
紙であればもちろんその紙の資料に直接書き込みます。
iPadの場合にはそれがPDFへ直接可能になります。
紙の資料へ書き込みをした場合には、その資料をデータ保存しようとするとPDF化する手間が生まれます。
スキャンしてデータ保存。
これが正直言って面倒くさい。
資料が増えれば増える程面倒くさい。
紙の資料をPDF化する作業をすることがありますが、時間が勿体ない。
年末なので、今年の紙ベースの資料を一気にPDF化しようと思った場合、その作業だけで1日潰れたりします。
その時間、非常に勿体ない。
最初からPDFに書き込めれば、そのまま保存できます。
資料を頂く時はデータでの受け渡しが一般的となりつつあります。
相手から頂く資料もPDFでもらえば、こちらからデータ化する必要はない。
資料をiPadで開き、iPad上で直接ApplePencilで書き込みます。
最後に更新をすればそのまま保存。
次のWeb会議でもその資料を利用する場合には、その資料を開いてまた書き込み、上書き保存。
なんとも効率的。
この資料をiPadで参照するのは、お客様訪問時にも活用しています。
紙での資料を持参すると、膨大な量になることもあるでしょう。
そんな膨大な資料なんて持参する必要はなく、iPadひとつ持参すれば解決です。
基本的に私のバッグには、PC、iPad、スマートフォンが入っています。
場合によってはScanSnapも。
ScanSnapは営業車に入れてあるので、いつでも利用できる状態です。
どのお客様のところへ訪問する際も基本的に同じ持ち物です。
だから資料を忘れてしまったという経験がありません。
一度だけiPadを忘れてしまったことがありましたが、PC画面で参照できるので支障はありませんでした。
外出時でも簡単に資料へアクセスできるiPad。
非常に便利で重宝しています。
iPadを利用することでリモートワークは更にしやすくなったなと感じています。
新幹線でもリモートワーク推奨車両が生まれそう
JR東日本では、2020年12月22日に、東北新幹線で「リモートワーク推奨車両」の実証実験を2021年2月に実施すると発表しました。
JR東日本ニュース
https://www.jreast.co.jp/press/2020/20201222_ho02.pdf
どうやら車両内でのWeb会議も認められるようです。
今は車両内における携帯電話での通話は認められていません。
通話をするときはデッキへ移動していますよね。
その通話もリモートワーク推奨車両では認められるとのことです。
モバイルルーターの貸し出しなど、働きやすいツールの提供も予定しているそう。
今は新幹線でWi-Fiを繋ごうとしても、うまく繋がらないことがあります。
私のWi-Fiだけでしょうかね…。
どうしても回線が切れてしまうので、新幹線でのオンライン研修を受けたりできませんでした。
しかし、このリモートワーク推奨車両であればWeb会議も可能になるので、ネット回線も問題ないはずです。
リモートワークが推奨されると、新幹線に乗る機会も減りそうな気がしないでもありませんが、もし実現されれば非常に便利だなと思いました。
もちろん税理士法の問題もあるので、税理士業務でのWeb会議はできません。
ですが、その他の打ち合せであれば新幹線での移動中にも可能になります。
営業車のように、カフェのように、新幹線も利用できる感じですよね。
もう時代はリモートワークです。
コロナで出社することさえ難しい時代になりました。
むしろ、出社しなくても仕事ができる時代になったんですよね。
どこでも仕事ができる環境へ慣れる必要があります。
移動時間は単なる移動ではなくなりました。
仕事しながら移動できる。
無駄な時間が生まれないですね。
効率よく働いて、プライベート時間も充実。
理想な感じがしますが、いかがでしょう。
新幹線のリモートワーク推奨車両はビジネスマンには嬉しいなと個人的には思っています。
実現したら是非利用してみたいです。
まとめ
営業車でのWeb会議は賛否あるかと思います。
車で会議なんてけしからんって思われる方もいるかもしれません。
ですが、時代はリモートワークです。
どこでも仕事できるんです。
営業車は完全なる個室です。
意外と快適ですよ。
Zoom利用であれば背景を消せますし、自分から車内なんですと言わなければ相手にもわかりません。
まぁ私の場合は最初に言っちゃってますが。
どこでも仕事ができる環境に、自ら慣れていかないといけない時代ですね。
ITにそれほど強い方ではありませんが、利用できるものは利用しながら自分なりにリモートワークに慣れていきたいと思います。
【編集後記】
今週もほぼ4時起床。目覚まし時計なしで普通に起きます。
今日で仕事納めの方も多いのではないでしょうか。
異例の年末年始が始まりますね。
忘年会はない。
帰省はない。
家族とゆっくり過ごす年末年始となります。
2020年も残すところ1週間。
1年を振り返りながら過ごしたいなと思います。
【家族日記】
プログラミングの体験会に参加した長女。
楽しそうにロボットを作っていました。
小学校でプログラミングの授業があるようです。
時代は変わったなぁ。
次女はおりがみの手裏剣作りが上手になり、たくさん作っています。
おっとりマイペースの次女。
自分のペースで、自分の好きなことでコツコツ遊ぶタイプ。
そんな次女も本読みが好きになったみたい。
習いたてのひらがなを頑張って自分で読んでいます。
長男くんはハサミで指を上手に切り、大出血。
救急外来で診てもらってなんとか止血。
今日も通院です。
ハサミはきちんとしまいましょうね。。。
そんな今日はクリスマスですね。
メリークリスマス！！！