スケジュールの組み方、タスク管理の仕方。
これには正解はないでしょう。
人それぞれやりやすい方法があるし、向き不向きもあります。
私は先日スケジュールの組み方で大きな失敗をしました。
そのせいで1日を棒に振った感があります。
それからスケジュールの組み方を変えました。
丸1日同じ仕事や勉強をするのは非効率
独立してから時間は比較的自由です。
訪問の日程も早めに決めておけばある程度自由が効きます。
そんなこともあり、スケジュールの中に丸1日勉強しようと決めていた日がありました。
結果、当日は全然やる気が起きず、午前中で業務を閉店して帰りました。
その日は朝からある勉強をしようと決めており、事務所に着いたら早速スタート。
始めは良かったのですが、60分過ぎ、90分過ぎ、120分過ぎ、と時間が経過するにつれて集中力が切れてきました。
人間の集中力はやはり90分が限度なのかなとその日改めて感じましたね。
無理して120分以上勉強し、そこから一気にやる気がダウン。
一切やる気が戻る気がしなかったのでその日は終了にしました。
同じ勉強を90分以上続けていると、どうしても効率は下がるように思います。
90分で一度区切り、別の勉強あるいは仕事を挟みながらやるべきだなと反省しました。
スケジュールを組んだ時はやる気に満ちあふれているんですが、実際スタートすると結局は90分でガス欠。
思い返すと、税理士試験の勉強をしていた頃は、90分以内に一度休憩を入れていました。
同じ科目を勉強するとしても、間に休憩を挟みます。
理論を90分やったら計算を90分って感じで同じ科目でも内容を変えたり。
そんな工夫をしながら長い受験生活を送っていたのに、仕事をし始めて、そして独立して自分でスケジュールを組み始めて、そんなこともすっかり忘れていました。
丸1日同じ勉強をするなんて、しかも休憩もなしに、そんなの出来ませんよね。
スケジュールを組んだ時になぜできると思ったのか、その時の自分に聞いてみたいです。
それからはスケジュールを組み立てる際は、仕事も勉強も90分以内で必ず一度区切るようにしています。
30分区切りでタスクを細分化
勉強であれば90分で区切ることは比較的容易でしょう。
しかし、仕事となるとそうはいきません。
それでも90分で区切れるように、タスクを細分化させることが大事かなと思っています。
ひとつの仕事でも、勝手に細分化させ、それをスケジュールを組む際に当て込んでいきます。
その細分化の際に、大きくても30分で区切れるように分解するように意識しています。
たとえば、今の時期であればタイムリーなのは年末調整ですかね。
ある会社の年末調整を細分化させると、以下の感じになるかなと思います。
今回は紙提出の会社の場合です。
①年末調整のご案内の作成
②年末調整のご案内の送信
③回収資料の確認
④不備がある場合のご連絡
⑤資料が整い次第、資料の再確認
⑥年末調整の計算
⑦計算のチェック
⑧12月の給与反映
⑨年末調整の反映及び計算再チェック
⑩源泉徴収票等の印刷
⑪帳簿類の返却
なんとなくこんなもんでしょうか。
30分以内で終わるように組み合わせると、次みたいな感じですかね。
①②で30分。
③④で30分。まぁ件数によってはここは③のみで30分を超えますね。
その場合には、30分×2または×3って感じで組んじゃいます。
⑤で30分。
⑥が30分×2または×3ですかね。
⑦が30分×2って感じですかね。
ここまでをできれば11月末までに完了させて、12月の給与計算が終わるのを待ちます。
⑧⑨で30分。
⑩で30分。
⑪で30分。
合計で300分から390分程度。
5時間～6時間半くらい。
これを数日にわたって組み込んでいきます。
まーそんな上手く終わりはしませんが、明らかに1タスク30分かからないものもあえて作り、時間に幅を持たせています。
早く終わるのは全く問題ありません。
終わらずに延びるのが問題なのでね。
例外を設けよう
90分以内の単位、さらに細分化して30分と考えても、どうしても難しいタスクもあります。
税法の適用要件を調べるときは時間なんて気にしません。
ゆっくり読み込みますしね。
決算作業なんてものも30分や90分で区切るのが難しいタスクにあたるでしょう。
それでも細分化できるところまでは細分化しますが、あとは例外ってことで容認するようにしています。
ただし、その際も90分以内で一度は休憩をはさむように組みます。
受験生時代を思い出し、こまめに休憩タイムを設けます。
理想は90分じゃなくて30分かな。
少しストレッチをしたり、珈琲を飲んだり。
小休憩を挟んで、また再開。
これを繰り返す感じですね。
タスクの細分化は難しくても、気持ちを一度区切るようにすればオッケーってことにしています。
まとめ
90分以内での組み立ては、なんだかパズルのようで楽しいです。
私の場合はGoogleカレンダーに入れ込んでいくんですが、ちょっとしたゲーム気分。
スケジュールの組み立ても楽しんじゃえば、それはそれでオッケー。
楽しく組み立て、あとは組み立て通りに実行する。
実行できる可能性が高まるように、少し甘めに組み立てる。
この甘めって結構重要だと個人的には思っています。
自己肯定感を上げるようにあえて甘くする。
ハードルを低くして、自分を褒めてあげましょう。
【編集後記】
営業車と自家用車のタイヤ交換が終わりました。
少し早めの交換ですが、遅いよりは良いですね。
今週も有り難いことにプチ遠方でのお仕事があったので、良かったです。
夏タイヤで冷える高速道路を走るのは怖すぎますからね。
【家族日記】
今週は家族全員が風邪っぴきになり、ダウン。
私が一番先だったかもしれません。
私からうつしちゃったかなぁ、、、と反省。
私のお薬手帳を見ると、毎年11月にお薬をもらっていることが判明。
毎年この時期にやられているんだなとわかったので、来年の11月は気を引き締めようと思います。
来年まで覚えているかな、、、