スケジュールの組み方、タスク管理の仕方。
これには正解はないでしょう。
人それぞれやりやすい方法があるし、向き不向きもあります。
私は先日スケジュールの組み方で大きな失敗をしました。
そのせいで1日を棒に振った感があります。
それからスケジュールの組み方を変えました。
丸1日同じ仕事や勉強をするのは非効率
独立してから時間は比較的自由です。
訪問の日程も早めに決めておけばある程度自由が効きます。
そんなこともあり、スケジュールの中に丸1日勉強しようと決めていた日がありました。
結果、当日は全然やる気が起きず、午前中で業務を閉店して帰りました。
その日は朝からある勉強をしようと決めており、事務所に着いたら早速スタート。
始めは良かったのですが、60分過ぎ、90分過ぎ、120分過ぎ、と時間が経過するにつれて集中力が切れてきました。
人間の集中力はやはり90分が限度なのかなとその日改めて感じましたね。
無理して120分以上勉強し、そこから一気にやる気がダウン。
一切やる気が戻る気がしなかったのでその日は終了にしました。
同じ勉強を90分以上続けていると、どうしても効率は下がるように思います。
90分で一度区切り、別の勉強あるいは仕事を挟みながらやるべきだなと反省しました。
スケジュールを組んだ時はやる気に満ちあふれているんですが、実際スタートすると結局は90分でガス欠。
思い返すと、税理士試験の勉強をしていた頃は、90分以内に一度休憩を入れていました。
同じ科目を勉強するとしても、間に休憩を挟みます。
理論を90分やったら計算を90分って感じで同じ科目でも内容を変えたり。
そんな工夫をしながら長い受験生活を送っていたのに、仕事をし始めて、そして独立して自分でスケジュールを組み始めて、そんなこともすっかり忘れていました。
丸1日同じ勉強をするなんて、しかも休憩もなしに、そんなの出来ませんよね。
スケジュールを組んだ時になぜできると思ったのか、その時の自分に聞いてみたいです。
それからはスケジュールを組み立てる際は、仕事も勉強も90分以内で必ず一度区切るようにしています。
30分区切りでタスクを細分化
勉強であれば90分で区切ることは比較的容易でしょう。
しかし、仕事となるとそうはいきません。
それでも90分で区切れるように、タスクを細分化させることが大事かなと思っています。
ひとつの仕事でも、勝手に細分化させ、それをスケジュールを組む際に当て込んでいきます。
その細分化の際に、大きくても30分で区切れるように分解するように意識しています。
たとえば、今の時期であればタイムリーなのは年末調整ですかね。
ある会社の年末調整を細分化させると、以下の感じになるかなと思います。
今回は紙提出の会社の場合です。
①年末調整のご案内の作成
②年末調整のご案内の送信
③回収資料の確認
④不備がある場合のご連絡
⑤資料が整い次第、資料の再確認
⑥年末調整の計算
⑦計算のチェック
⑧12月の給与反映
⑨年末調整の反映及び計算再チェック
⑩源泉徴収票等の印刷
⑪帳簿類の返却
なんとなくこんなもんでしょうか。
30分以内で終わるように組み合わせると、次みたいな感じですかね。
①②で30分。
③④で30分。まぁ件数によってはここは③のみで30分を超えますね。
その場合には、30分×2または×3って感じで組んじゃいます。
⑤で30分。
⑥が30分×2または×3ですかね。
⑦が30分×2って感じですかね。
ここまでをできれば11月末までに完了させて、12月の給与計算が終わるのを待ちます。
⑧⑨で30分。
⑩で30分。
⑪で30分。
合計で300分から390分程度。
5時間~6時間半くらい。
これを数日にわたって組み込んでいきます。
まーそんな上手く終わりはしませんが、明らかに1タスク30分かからないものもあえて作り、時間に幅を持たせています。
早く終わるのは全く問題ありません。
終わらずに延びるのが問題なのでね。
例外を設けよう
90分以内の単位、さらに細分化して30分と考えても、どうしても難しいタスクもあります。
税法の適用要件を調べるときは時間なんて気にしません。
ゆっくり読み込みますしね。
決算作業なんてものも30分や90分で区切るのが難しいタスクにあたるでしょう。
それでも細分化できるところまでは細分化しますが、あとは例外ってことで容認するようにしています。
ただし、その際も90分以内で一度は休憩をはさむように組みます。
受験生時代を思い出し、こまめに休憩タイムを設けます。
理想は90分じゃなくて30分かな。
少しストレッチをしたり、珈琲を飲んだり。
小休憩を挟んで、また再開。
これを繰り返す感じですね。
タスクの細分化は難しくても、気持ちを一度区切るようにすればオッケーってことにしています。
まとめ
90分以内での組み立ては、なんだかパズルのようで楽しいです。
私の場合はGoogleカレンダーに入れ込んでいくんですが、ちょっとしたゲーム気分。
スケジュールの組み立ても楽しんじゃえば、それはそれでオッケー。
楽しく組み立て、あとは組み立て通りに実行する。
実行できる可能性が高まるように、少し甘めに組み立てる。
この甘めって結構重要だと個人的には思っています。
自己肯定感を上げるようにあえて甘くする。
ハードルを低くして、自分を褒めてあげましょう。
【編集後記】
営業車と自家用車のタイヤ交換が終わりました。
少し早めの交換ですが、遅いよりは良いですね。
今週も有り難いことにプチ遠方でのお仕事があったので、良かったです。
夏タイヤで冷える高速道路を走るのは怖すぎますからね。
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【家族日記】
今週は家族全員が風邪っぴきになり、ダウン。
私が一番先だったかもしれません。
私からうつしちゃったかなぁ、、、と反省。
私のお薬手帳を見ると、毎年11月にお薬をもらっていることが判明。
毎年この時期にやられているんだなとわかったので、来年の11月は気を引き締めようと思います。
来年まで覚えているかな、、、