小規模事業者の会計処理に多いのが現金主義です。
現金主義とは、入金があった時、出金があった時にそれぞれ記帳していく方法です。
通常は現金主義で処理していき、決算時に発生主義を加味して処理する。
そんな流れが一般的ではないでしょうか。
月次決算を取り入れるには、まずこの流れを変えないといけません。
発生主義を取り入れよう
月次決算を取り入れるには、まず何から始めれば良いのか。
それは発生主義を取り入れることです。
入金があった時、出金があった時に記帳するだけではなく、売上であれば請求書を発行した日に計上する、仕入であれば納品日に計上するという処理を取り入れることになります。
通常年度決算では決算月の売上で翌月入金のものを売掛金計上しています。
同じく仕入であれば決算月に仕入れたもので翌月支払のものを買掛金計上しています。
このような処理を毎月行うことになります。
最初は抵抗があるかと思いますが、慣れれば特に問題ないはずです。
ここはクラウド会計の導入とは矛盾する点ですが、クラウド会計においても仕訳辞書などを利用して発生主義を取り入れることは可能です。
マネーフォワードのように請求書と会計が連動している場合には、請求書の作成日に会計での売上計上とすることも可能です。
利用されている会計ソフトによって発生主義の取り入れ方は変わると思いますが、仕組みさせ作ってしまえば負担はそれほど大きくないと思っています。
むしろ、この一手間によって会計データが経営判断においてより意味をなすものとなります。
年度決算のような正確性は不要
月次決算と聞くと、毎月年度決算のような処理をしないといけないのかと思われますが、違いますのでご安心ください。
月次決算はスピードが命となります。
前月末までの数字を翌月中旬頃までにまとめるのが理想かなと思います。
そう考えると、毎月年度決算のような細かい作業をするのは難しいですよね。
むしろ、2週間程度で決算をまとめること自体が無理難題です。
月次決算は精度よりもスピードを重視します。
決算作業には手間がかかります。
それを毎月やれというのですから、その手間を必要最小限にしたいところです。
発生主義を取り入れるところと、これまで通り現金主義でいくところを実情に応じて決めちゃえばよいのです。
これは発生主義、これは現金主義とね。
重要性の高低により判断しよう
では発生主義を取り入れるところと、現金主義でいくところをどう決めれば良いのか。
これはその企業によって違いますので、各々判断する必要があります。
その際に手っ取り早いのは、勘定科目によって重要性の高低を考慮し判断していく方法です。
売上高や仕入高及び外注費は事業の根幹となりますので当然ですが発生主義でしょう。
従業員給料や社会保険料である法定福利費も発生主義でしょうね。
減価償却費も金額が大きくなる場合には毎月計上が理想かと思います。
1年間の予想額さえわかれば12月で金等按分すれば手間なく計上できるでしょう。
棚卸については月毎に変動がありそうであれば考慮したいところです。
実地棚卸でなくても構いませんので、システム管理している在庫数値がわかれば、それで計上すれば手間はそれほどかかりません。
勘定科目によってこれまで通りの処理をするところと、新たに発生主義を取り入れるところをそれぞれ判断します。
すると意外と発生主義を導入すべきポイントは多くないことに気付けると思います。
企業によって、経営者によってそのポイントは異なります。
実態の応じて考慮してみましょう。
まとめ
小規模事業者の会計処理は簡便さにより現金主義が主流です。
しかし、毎月の実績値を把握するには、発生主義の導入は不可欠です。
少しの手間で、会計データがより価値のある情報となります。
発生主義の導入を検討してみてもよろしいのではないでしょうか。
というよりも、私は発生主義の導入をお勧めします。
【編集後記】
久々にクライアントと会食。
完全に日本酒を飲み過ぎました。
次の日は二日酔いでしたね。反省です…
【家族日記】
息子くんがサッカーを始めました。
小さい頃からサッカーをしていた自分としては何とも嬉しい。
息子くんとボールを蹴るのが楽しみです。