最近よく耳にするこの「ペーパーレス化」。これって税理士業務にも採用できるのか。
これまでずっと紙で行ってきた税理士業務から紙をなくせるのか。私は可能だと思います。
独立当初からペーパーレス化
私は令和元年12月に独立した当初からペーパーレス化に踏み切っていました。
もう紙では資料を預からないと心に決めて、Scansnapを購入し、訪問時は常に携帯するようにしました。
お客様のところでデータ化して頂ける顧問先様の場合は依頼をしますが、データ化に慣れていないお客様ももちろんいらっしゃいますので、訪問時にScansnapでデータ化することによってお客様への負担を少なくしています。
最初から全部をペーパーレス化することは難しいと思っていましたが、最初からペーパーレス化を図ったことにより、途中から始めるよりはスムーズに導入できたかなと思います。
紙に埋もれた時代
私が独立当初からペーパーレス化を図った理由は、紙に埋もれた時代があり、置く場所に困ったり、デスクの上が書類で埋まったり、などを経験していたためです。
お客様から預る資料はすべて紙で、その資料を事務所へ持ち帰ってくると、まず迷うのが置く場所です。
保管する場所は各自でしたので、自分の棚へ保管するのですが、既に棚は満杯。そうするとデスクの上に置かざる終えなかったり、引出の中に入れたりになります。
見たい資料を書類の山から探すことも度々ありました。なくした？と思ってヒヤヒヤした経験が何度もありましたね。
当時、資料は紙で預かるのが通常と思っていたので何も違和感はありませんでしたが、ペーパーレス化というワードを耳にするたびにデータで預かれないかな…って思っていました。
そこで独立した際には絶対にペーパーレス化しようと決めていました。
税理士業務のペーパーレス化
税理士業務はこれまで完全に紙ベースが一般的でした。少なくとも私の勤務時代の事務所ではそうでした。
必要資料は原本をお預かりしたりコピーを頂いたりしていました。
通常の月次業務はこの資料をＰＤＦ化することにより容易にペーパーレス化をはかることができました。
Scansnap1台で作業自体は解決ですね。保存先はDropboxへ。あとはお客様にご理解頂くことが大事です。
その際は紙に埋もれた時代のお話をさせて頂き、リスクと効率化を考えてのことである旨を説明させて頂くことでご納得頂けました。
コピーをとって頂いていたお客様に関しては、印刷用紙も削減できて経費削減じゃん、とありがたいお言葉を頂いたりしました。
通常業務のペーパーレス化は案外容易になんとかなりました。
問題は決算業務ですね。決算に必要な資料は同様にＰＤＦで頂けば問題ありませんが、決算チェックや申告書のチェックを今まで紙に印刷して赤ペンでチェックしていたので、このチェック時にどうしようかな…って思っていました。
ネットで「税理士 ペーパーレス化」とググって色々調べ、iPadでチェックされている方が多くいらっしゃることを知りました。
作成した決算書と申告書をＰＤＦ化し、Apple Pencilで赤ペンチェックができます。メインＰＣとデュアルディスプレイにチェック時に必要な資料を表示し、iPadの申告書等に赤ペンでチェックをつけて確認します。
チェックリストもＰＤＦにしたものをiPadに表示してApple Pencilでチェックします。
チェック後はそれを上書きして保存すればチェック時の資料もそのままデータで保存できます。
これにより決算業務もペーパーレス化できました。紙に慣れていたのでＰＤＦでのチェックに慣れるには少し時間がかかりましたが、今は違和感なくチェックできています。
課題は相続業務についてです。現状としてはまだ紙で頂いているの資料が多いです。
相続税の申告も電子申告が可能ですが、財産評価においては紙で作業することもあります。
すべてにおいてペーパーレス化は図れていませんが、事務所に資料を残すことはなくなりました。
申告時は申告書以外の添付資料もＰＤＦにして申告するので、財産評価に必要な資料も申告後はＰＤＦにて保存することにしています。
法定相続情報などもPDFにして保存し、原本はお客様へ返却。事務所に紙で保存するものはありません。
一時的に紙保管がありますが、最終的にはすべてデータになります。
まとめ
税理士業務のペーパーレス化ですが、日々少しずつ改善しながら進めています。
現状では事務所に紙の部類は契約書と書籍と役所関係と税理士会からのお便りくらいです。言い過ぎかな…。
書籍も電子化は可能ですが、実務書はどうしても紙媒体で見たいところがあり残してます。
将来的には書籍も全てデータ化するかもしれませんが。契約書も電子化できますね。
【編集後記】
昨日は1日事務所で業務でした。始業前にジムへ行って汗を流してきました。
すっきりしてからの業務は気持ちが良いです。
午後からはMFの仕業サミットを視聴。色々学ぶことがありました。
【家族日記】
昨日で娘の幼稚園は1学期が終了。今日から夏休みです。
通信簿に書かれた担任の先生からのコメント欄を読み、娘の成長を感じます。
引っ込み思案の娘もお友達がたくさんできてるようで、親としては嬉しい限りです。