会社経営では現金取引よりも、掛取引の方が主流ですよね。
売上をあげれば売掛金が生じ、仕入が発生すれば買掛金が生じます。
稀に売掛金を計上して満足し、回収できているか気にしない経営者がいます。
後々資金繰りに苦しまれるケースが多いですね。
売掛金の回収までが一取引のサイクル
売掛金は売上が発生しなければ計上されることはありません。
会社は利益を生むために売上を求めます。
それゆえに経営者は売上を計上するために営業しますね。
そして営業の成果として売上を計上できたときに、そこで満足してしまう経営者がおられます。
会社はお金を残さないと成り立ちません。
売上を計上して満足し、その回収を疎かにした場合、最悪の場合には資金ショートを起こします。
資金ショートは倒産にもつながりますね。
せっかく売上が計上できているのに、お金が入ってこない。
売掛金は売上を計上した月の翌月あるいは翌々月に入金があるのが一般的です。
売上を計上した時にはお金は入ってきません。
買掛金も同様に仕入を計上した月の翌月あるいは翌々月に支払うのが一般的かと思います。
キャッシュフロー目線では、この入金時期と支払時期がとても重要になります。
通常は仕入が先行し、売上が後で計上されます。
つまり、売上が計上されていない状態で仕入を行います。
お金が先に出ていくことになりますね。
起業時はこの資金が必要なので、事業計画書を作成し、金融機関から創業融資を受けます。
その資金を仕入代金に充てて事業をスタートさせます。
この状態で売掛金の回収を疎かにした場合、何が起きるでしょうか。
そう、借入金の返済が滞りますよね。
借りたお金をは返します。
返すお金はどこから生まれるでしょうか。
そう、売掛金の回収ですよね。
売掛金の回収によりお金が入ってくることになります。
売上を計上しただけではお金は入ってこないんです。
仕入れて、売って、払って、回収して。
これで一つのサイクル。
このサイクルの最後に位置する回収を疎かにしてしまうと、お金が入ってこないので資金繰りは苦しくなってきますよね。
これは当然です。
取引のサイクルをきちんと締めくくり、その資金を元に次の取引を開始する。
この繰り返しです。
回収を疎かにしないように、売掛金はきちんと管理するべきだと思いますね。
売掛金の未回収を防ぐためにやるべきこと
売掛金が1社に対するものだけであれば、その回収も容易になります。
しかし、取引先が複数ある場合がほとんどだと思います。
そうなると、取引先毎にいくら売掛金が残っているかをきちんと把握しておく必要があります。
管理方法は色々あります。
Excelで管理されている方も多いかと思いますが、会計システムで補助科目を作成して毎月残高をチェックしていく方法もオススメです。
私は自分の会社では会計ソフトで売掛金を管理しています。
毎月管理し、支払期限も統一しています。
未入金となれば、先方へ未払である旨を連絡します。
この通知することが大事かと思いますね。
取引先はただ単に忘れているだけの時があります。
むしろその方が多いかもしれません。
資金繰りが苦しくて払ってこない場合には、未回収とならないように支払の優先順位を上げてもらう必要があります。
取引先も連絡がくるところから支払っていくものです。
取引先が忘れていただけであれば連絡をすれば振り込んでくれるでしょう。
資金繰りに苦しくて支払いが遅れていた場合でも、連絡することによってその支払順位が先になることでしょう。
つまり、期限が過ぎた売掛金を回収するためには、未入金である旨を連絡しなければならないのです。
この連絡を疎かにしたままだと、売掛金が積み上がるだけです。
期限が過ぎてすぐの売掛金であれば取引先も直ぐに振り込んでくれる可能性が高くなります。
しかし、1年前の売掛金の未入金を連絡したところで、取引先が払っていないという認識はほぼないでしょう。
何を今更って思うのが通常かと思います。
つまり、連絡をする時期は支払期限が過ぎたらできる限り直ぐの方が良いことになります。
これは特に取引を始めて最初の頃にきちんと連絡をしておく必要があります。
この会社は売掛金の管理をきちんとしているんだという印象を残すことも大事です。
支払が遅れると連絡がくる会社という印象を植え付けることも大事です。
逆に支払わなくても何も言ってこないという印象を持たれると、資金繰りに苦しくなったときの支払順位が後になります。
こちらとしては回収不能のリスクが高くなりますね。
そうならないように常に売掛金は管理し、場合によっては定期的に売掛金残高を取引先に通知することも大事です。
決算の時だけ管理しているというケースもありますが、そういった場合には回収不能となってしまうリスクは高まります。
毎月必ず管理するようにしましょう。
担当間のなすりつけ合いを生まないようにしよう
売掛金の回収は、経理の仕事。営業は関係ない。
会社が少しずつ大きくなってくると、この担当が分かれるという問題が発生します。
つまり、営業は売上をあげることに注力し、あとの回収は経理で管理。
しかし、経理担当者は取引先とのパイプはありません。
未入金であった場合には、取引先へ連絡をとらないといけませんが、その際にどこに連絡をするべきか。
一番は営業の方から取引先に連絡を入れてもらうべきかと思います。
顔も知っていますし、日頃から連絡が取れますので。
ここで問題となるのが、営業と経理でのコミュニケーションが取れているか。
ここの関係が良好でない場合には、営業は経理からの要請を受け入れません。
経理の方で連絡を取ってくださいよ、って言われて終わり。
そうなると経理としてはその連絡は後回しになる可能性があります。
後回しになると、回収も後回し。
結局は決算まで残ってる。
こんな状況が生まれかねません。
これを経営者が気にしているかというときっと気にしていないでしょう。
決算の時に決算書の内訳書を見せられて初めて気付くかもしれません。
こんな状況では売掛金は積み上がるだけですね。
そうならないように、経営者は毎月売掛金の回収状況を確認するクセをつけるべきかと思っています。
財務責任者がいるような大会社であれば経営者が確認する必要はありません。
しかしそれほどは大きくはないが、担当が分かれているような会社は経営者が確認する必要があります。
毎月の税理士との打ち合せでチェックするというのもありだと思いますね。
【編集後記】
今朝は4時起床。ルーティーン後に仕事。
リズムを取り戻しました。
今日は税理士会の打ち合せ。
【家族日記】
今日は娘ちゃんの遠足。
ものすごく楽しみにしていたようで、
今日はちょっと早めに起きてます。
帰ってきたらいっぱい話を聞いてみようと思います。
今夜が楽しみです。