独立してからというもの、税理士としては個人事業主であり、合わせて法人の代表もしています。
もちろん個人事業も法人も自分で経理をしています。
色々試してみて、現在の経理時間は1日10分未満に落ち着きました。
元々そんなにITに強い方ではありませんが、そんな私でも便利なところだけを活用し、効率化を図っています。
ネットバンキングとクレジットカードを使い倒そう
経理を効率化させるキモとなるのが、ネットバンキングとクレジットカードだと思います。
これは個人事業でも法人でも同じで、事業用あるいは法人用のネットバンキングとクレジットカードを準備しないと、効率化になりません。
ビジネス用としてネットバンキングとクレジットカードがあれば、会計ソフトと連携させることにより、会計ソフトを起動すれば簡単に利用情報を取り込んでくれます。
この作業は私の場合でいうと1日約３分。
パソコンは毎日起動するので、時間が空いた時に起動して利用情報を取り込みます。
連携させて最初の１～２ヶ月でルーティーンの仕訳は登録させるので、イレギュラーな取引が無い限りは1日３分未満で終わります。
毎日やることが大事で、数日分をため込むと当然ながら必要となる時間が長くなります。
すると、まとまった時間を取らざるを得なくなり、未処理が溜まってしまうことになります。
溜まるのが嫌なので、私は毎日連携させています。
売上の入金は当然ながらすべて口座を通しますので、入金処理は連携すればほぼ完了。
口座引落のものも当然連携で完了。
経費の支払いは極力クレジットカードを利用しているため、ほぼすべての経費が連携させることにより完結できます。
クレジットカードなので、使ったその日に連携されるわけではありませんが、数日前の取引なので何の経費かは容易に思い出せます。
領収書やレシートを見なくても取引内容を思い出せますので、短時間で処理することが可能となります。
ネットバンキングとクレジットカードを利用し、会計ソフトへ連携。
ものすごく高度なIT知識など不要です。
だから私でも可能なんですよね。
請求書発行と給与計算は会計ソフトと連携させて経理を効率化
経理で必ず必要となる請求書発行ですが、発行した後に会計ソフトに入力する必要があります。
Excelで作成していたり、請求書発行ソフトを利用していたりするかもしれません。
何で作成しようが、必ず必要となるのが会計ソフトへの入力です。
これがまた面倒だし、請求書が１枚抜けただけで数字がおかしくなります。
これも自動化させることにより、時間が短縮され、かつ計上漏れがなくなります。
私の場合は請求書発行ソフトと会計ソフトを連携させ、請求書発行が終わったら、会計ソフトを起動して請求書発行ソフトと連携させます。
これも仕訳として覚えさせているので、連携自体は１分未満。
請求書の作成も３分未満で終わるので、合わせて４分未満です。
請求書の発行は毎月発行するものについては自動作成するように設定しているので、毎月設定した日に自動で作られています。
ひとつずつ誤りがないかを確認し、作成は完了。
作成が終わったら会計ソフトと連携させて仕訳登録をして売上と売掛金の計上が完了します。
給与計算も毎月１回決めた日に計算をし、計算が終わったら会計ソフトと連携させて仕訳登録をして完了。
給与計算もほぼ自動化しているので、時間としては５分未満です。
しかも月１回ですからね。
全然苦になりません。
請求書発行も給与計算も、会計ソフトと連携させて自動で仕訳登録されるようにするのが大事ですね。
手入力していたら苦痛でしかないですし、時間がもったいないです。
現金支払が生じたらスマホアプリでパシャって計上
経費の支払いはほぼネットバンキングかクレジットカード払いですが、どうしても現金でないとダメな場合があります。
有料駐車場とか多いですね。
クレジットカード払いが可能な所も多いですが、初めて行った場所の駐車場ですと現金のみというところもあります。
調べてから行けば良いのでしょうけど、その調べる時間がもったいない。
現金で支払った経費については、スマホのアプリで領収書を写真で撮り、そのまま経費として登録します。
時間としては１分未満です。
その時に勘定科目まで登録できるように設定してあるので、会計ソフトで経費精算を取り込む時には既に勘定科目も摘要も金額もすべて仮登録済みです。
それを承認すれば完了。
現金取引は月に数件しかないので、これで問題ありません。
現金取引は発生した日にスマホでパシャってするようにしています。
遅くても次の日までに。
あとでまとめてやると時間もかかるし、なにより気持ち的に苦痛になります。
現金支払いが生じたら、すぐにパシャって仮登録。
ネットバンキングやクレジットカードと会計ソフトを連携する際に、合わせて経費精算も仕訳登録するようにしています。
ちなみに、私は個人事業も法人も現金勘定は使いません。
事業主借あるいは役員借入金として計上し、給与の支払時にひと月分をまとめて精算しています。
現金勘定は管理が面倒なので使っていません。
自動化できないものは仕訳辞書を活用
取引はほぼこれまでの処理方法で完結できそうですが、どうしても自動化できない仕訳もあります。
そんな時は仕訳辞書に一度登録し、その仕訳を使い回すようにしています。
あまりないのですが、減価償却費の概算計上だったり、月末が土日の場合の社会保険料の未払計上だったりは、仕訳辞書を活用しています。
基本的に仕訳辞書を活用するのは、月末だけのイメージです。
仕訳辞書を活用して、登録してある仕訳を出力させ、日付と金額を修正して摘要を確認して登録します。
それほど時間もかかりません。
毎月１日に前日までの１ヶ月分をまとめて監査するようにしていますが、個人法人合わせても２０分もかかりません。
まとめ
ITに強い方であれば、もっともっと効率化できるのでしょう。
会計ソフトも色々と発展し、便利になり過ぎてよくわからないところも正直あります。
すべてにおいて最先端を導入する必要はなく、自分が便利だと思う機能を組み合わせて活用できれば、それでいいんじゃないかと思っています。
もちろん色々連携させていけばすべてが効率化されるかもしれません。
確かにバックオフィスの効率化はとても大事だと思います。
でも、小規模な事業をしている個人事業主やひとり社長などの小規模企業は、バックオフィスばかり気にしている余裕はありません。
ITに強くなくてもある程度の効率化はできます。
それだけでも十分なケースもあります。
私のように無理せず効率化。
あまり難しい機能は気にせず、簡単で便利な機能だけを活用しても良いのでないかなと思っています。
【編集後記】
今日は4時起床。
今週は体調があまり良くなかったので、基本的に5時起床にしていました。
体調はまだ万全ではありませんが、今日からまた4時起床に直しました。
習慣は1週間以内に戻さないと戻すのが大変になりますからね。
【家族日記】
完全に毀滅の刃ブーム。
ねずこはマスクを竹代わりに利用しています。
電子ピアノを弾きながらみんなで毀滅の刃の歌を大合唱。
もちろんテキトーに弾いてます。
それにプラスしてラブパトも。
最近の息子くんの口癖が「ラブパトリーナ、出動っ！」です。
みんなで楽しそうなので何よりです。