毎日やっているタスク管理ですが、自分が思っているよりも1日でこなせるタスクは少ないなと日々感じます。
1日は24時間。1440分。86400秒。この時間でできることには限りがあります。
時間管理については以前書いてみました。
時間には限りがあります。だからこそタスク管理が重要になるのではないでしょうか。
やりたいタスクは詰め込みたくなる
独立して8ヶ月が経ちました。勤務時代とは異なることのひとつにタスクの占める「やりたいタスク」の割合が増えていることがあります。
やりたくない仕事は受けていないということもありますし、無駄な会議だったり朝礼などが当然ですがひとりだとありません。２４時間を自分で管理できます。
それに伴ってタスク全体での「やりたいタスク」の割合が増えてきます。
ここで問題になるのは、「やりたいタスク」はできるだけ早くやりたくなるということです。
このシミュレーションを早くやってお客様の反応が見たいな、だったり納税額を早く出してあげたいなだったり。
基本的にお客様にご提供するサービスは早めにやりたくなります。
「やりたいタスク」は早くやりたくなるのでタスク管理する中で早めに持ってきたくなります。
つまり今日やろう、と思ってしまうことが多いのですが、期日だったり優先順位を考えると今日じゃないものもあります。
それでも今日中に入れ込みたくなるので毎朝のタスク管理では入れ込みすぎないように注意しています。
何度も失敗して自己嫌悪というパターンを繰り返していますが、今は少なくなってきています。
やりたくないタスクを後回しにする癖をなくす
勤務時代に多かったのが「やりたくないけどやらなければいけないタスク」。
これが曲者で、自分ではやらなきゃいけないとわかっていても気持ちが拒否をする。ずるずるきて結局後々問題になったり指摘されたりして仕方なくやる羽目に。これでまた怒られたりするので更にやる気がなくなるというパターン。
上司から不意に振られた仕事がこれの典型例ですね。上司がお客様に調子良く「やっときますよ！」「こちらでやりますよ！」と言っておいてこっちに振ってくるあれですね。言ったなら自分でやれよって思ってしまうので、こちらはやりたいくない仕事です。しかも期限を言わずに振りますが、いきなり「終わった？」って聞いてきたりします。
私の場合はこういう仕事って後回しにする癖がありました。
今はこういう振られてする仕事がないので、「やりたくないタスク」がほとんどありません。
でも気分が乗らない仕事が入ってくることも数えるほどですがありました。やりたくないな、と思うけど状況としてはやらざるを得ないタスク。
そんなときは、勤務時代のように後回しにはしないようにしています。
タスク管理では朱書きにして目立たせたりして、できるだけ早く手を付けるようにしています。
必要時間は余裕を持って見積もる
タスク管理をしている中で気を付けているのが見積もり時間です。タスクにかかるであろう時間をあらかじめ見積もりしますが、見積もり時間と実際にかかった時間を比べて差があり過ぎると詰め込み過ぎの状況となります。
最悪の場合は翌日に回すことになり、タスク管理の意味を成しません。
だからこそ余裕を持った時間で見積もるようにしています。
私のタスク管理ではEvernoteとTogglとGoogleカレンダーを利用しています。個人的にしなければならないこともGoogleカレンダーで一緒に管理しています。１日の時間は仕事もプライベートも一緒だからです。
タスクが生まれたらすぐにEvernoteにメモします。そのタスク一覧を見ながら毎朝その日にやるタスクを決めます。タスクをGoogleカレンダーに埋め込んでいく感じですね。Googleカレンダーで時間管理をすると時間を可視化できるので私には適していると思っています。
まずGoogleカレンダーのその日の余り時間を把握します。お客様の訪問時間やプライベートでその日にやらなければならないことは都度入れているので既にGoogleカレンダーに入っています。それ以外の時間をタスクにあてます。Evernoteの一覧を見ながら優先順位が高いタスクをピックアップして目次機能を利用してリスト化します。そこから必要であろう時間を余裕をもって見積もります。見積もったうえで今日中に終わらなさそうな場合には優先順位の低いものから削除していきます。そうすると時間に収まるタスクだけが残るので、どのタスクをどの時間にやるかを決めてGoogleカレンダーに埋め込んでいきます。これで予定は完了。
あとは実行するときにTogglを起動させて実際にかかった時間を計ります。TogglとGoogleカレンダーを連携させているので、Togglで計った時間は自動的にGoogleカレンダーに表示されます。
予定していた時間と実際かかった時間を可視化して比較できるので、日々見積もる時間の精度は上がってきているかなと思います。
ただ、見積もり時間にはある程度余裕を持たせておくように注意しています。
自分が思っているよりもこなせるタスクは少ないのが現実だからです。
予定したタスクが終わらないと気持ちも下がりますからね。
【編集後記】
週末は親戚の結婚式もあり、非常に幸せな気持ちなりました。
コロナの影響もあり心配でしたが、親族のみで和やかに。
末永く幸せになってもらいたいなと思います。
【家族日記】
週末に交通公園に行ってきました。
自転車で２時間たっぷり走り回り、子供たちはとても楽しそうでした。
交通ルールも学べるし、親も良い運動になります。結構歩いたなぁ。
